日本ウェブサービス株式会社 東京広報チームのふなこです。 先日投稿いたしました、忘年会の様子はご覧いただけましたでしょうか？ 今回は、忘年会を企画運営してくださった互助会（東京所属メンバー）のみなさまに 「互助会って実際どんな組織なの？」「忘年会の裏側を知りたい！」などなど 互助会にまつわるお話から、忘年会大成功までの道のりについてインタビューさせていただきました！
目次
互助会について
※ 以下黒枠＝広報チーム、赤枠＝互助会役員Aさん、青枠＝互助会役員Bさん、緑枠＝互助会役員Cさん
互助会とはどんな組織なのか、紹介をお願いします。
日本ウェブサービス社員間の懇親を図ることを目的とし、設立された組織です。 会長1名、実行役員9名から成り立ちます。
大阪、名古屋、東京、横浜の各拠点ごとに互助会役員がおり、 その中から一人、全拠点の代表を立てております。
「なんとなくこんなことしているのかなあ」というイメージはあるのですが、 主にどのような活動をされているのでしょうか？改めてお聞かせください！
社員皆様から毎月積み立てて頂いている会費をもとに慶弔見舞金、災害一時金の支払、 社員間の懇親を図るための親睦会（忘年会、納涼会）の企画・進行及び それらを扱うために必要な資金管理を行っています。
ちなみに、これまで親睦会の幹事は社長からお任せいただく形でしたが、 今年度から互助会員主体の会となっています。 忘年会実施のアンケートがあったのは、こういった変化があったからですね。
どのような経緯で役員に立候補されたのですか？
社内活動に興味があり、安全衛生委員会と互助会どちらに立候補するか迷っていた際に、 当時の上長から背中を押してもらい互助会に立候補しました。
元々、課の飲み会の幹事を何回かやらせてもらっていて、 事前にお店を調べて雰囲気やどのような楽しみ方ができるのか、 想像しながら決めることが楽しかったからです。 会社規模での幹事はどのようなものか知りたかったです。 また、会社の制度がどのように運用、変更されているのか興味がありました。
元々学生時代のサークル等で飲み会の幹事や盛り上げたりすることが多かったので、 その経験が社員の皆様の懇親を図るうえで活かせると考えたからです。
実際に役員として活動してみて、活動前とのギャップはありましたか？
互助会の募集メールに活動内容が記載されており、 当時の上長からも活動内容の詳細を聞いていたので特にギャップはなかったです。
20人の幹事と、100人の幹事のやることは想像していたよりもはるかに違っていたということです。 箱選び、場所選びのバランスに大きな幅があり、そこから価値観を選びとる難しさ。 さらに、それが決まったところで、予算に合う店があるか、 実際に予約が取れるのかという実現の難しさのどちらにも苦しみました。 もちろん、もっとお店選びやイベント運営の経験があれば違ったかも知れませんが…。
前期互助会役員から活動内容については聞いておりましたので、 ギャップは特にありませんでした。
互助会の運営で苦労していることがあれば教えてください。
今のところは、忘年会といった大きなイベントの準備です。 ただ、そのぶんのやりがいも感じています。
昨年までは互助会役員の任期は1年であり(今年から最長2年)、 今の東京拠点の役員は全員が初めての互助会役員ですので、 初めての作業については不慣れな部分があり苦戦しております。
互助会の運営で工夫していることがあれば教えてください。
東京拠点の互助会役員はLINE・Discordを用いて 円滑にコミュニケーションが取れるようにしております。
互助会員の皆様の意見を可能な限り聞くために、 できるだけ飲み会や懇親会に積極的に参加しています。
各種届出の申請を少しでも安心感あるものにしようと、新しい案を出し合ったり、 話し合いの場を設けていただいたりといったことがありました。
互助会がきっかけで生まれた社内の新たなつながりや、 社員同士の関係が深まった具体的なエピソードなどがあれば教えてください。
互助会役員になったことで他の互助会役員、前期の互助会役員など社内のつながりは広がりました。 特に東京の互助会役員の2人とは一緒に互助会の業務をしておりますので、 所属している課は異なりますが直接会う際には会話することが多いです。
まず互助会は拠点ごとから数名ずつ任命されるので、そこで他拠点の繋がりが生まれました。 忘年会のお店決めについて、東京は1時間程度週2～3回の頻度で打合せしていたので、 関係が深まりました。
東京互助会のお二人、それに他拠点の方と話す機会があったことです。 特に他拠点の方とは役員をやらないと話す機会がなかったと思います。
「イベント企画・幹事」活動について
互助会役員としての主な活動の一つである「イベント企画・幹事」活動について教えてください！ 1つのイベントを開催するにあたって、動き出すのはいつ頃からですか？
2～3か月程度前からです。 忘年会時は互助会役員引継ぎのタイミング（9月末）で動き出しました。
それでも忘年会のときは、あわただしくなってしまったので、 納涼会のときはもっと前から動こうと話しています。
社員の意見を反映する際、どのようにアイデアを集めていますか？ また、社員からの要望や意見で印象的だったものはありますか？
アイデア収集については課MT等の帰社や定例会等で直接会話して聞いております。 また、親睦会の出欠確認時に要望欄を用意しております。 社員数が増えておりますので、今後はメールで要望を聞くことも検討しております。 要望については親睦会の会場における移動のしやすさや 座席の決め方など社員交流に関する要望の割合が多いです。
私は個人的に社員間の飲み会等で忘年会に関しての意見を集めていました。
社員の方の要望を聞ける機会は、あまりないですね…。 もちろん、個人的に去年の忘年会はどうだったかみたいな話は聞きますが。 そこは、課題のひとつかと思っています。
関心の高いイベントを用意したり、より多くの参加を促すための工夫はありますか？
去年や一昨年のイベントの話を周りに聞き、 良かったところ、改善するところを考えるようにしています。
忘年会開催確定時は懇親会や飲み会に積極的に参加して、開催について周知しています。
交流がしやすい広い会場と 会場へのアクセスしやすさ(場所・駅からの近さ)をイベント企画時に重要視しております。
「2024年忘年会」を振り返って
直近で開催された「2024年忘年会」を振り返って、 企画から開催までの期間について教えてください！ 企画する際に、特に重視もしくは力を入れたポイントは何ですか？ また、テーマやコンセプトがあれば教えてください。
前述（参加を促すための工夫）のとおり、 交流がしやすい広い会場と会場へのアクセスしやすさを重視しておりました。
京浜東北線沿い（できれば新橋）で開催すれば、 多くの方が来やすい場所になるのではないかと考えていました。
互助会員の皆様全員に楽しんでいただくことに力を入れました。 役員は会場全体を見て積極的に会話しに行く、 当日の席決めは可能な限り同課メンバーとかぶらないようにする、 また、開催前日には 参加役職者全員にメールで盛り上げることに協力いただけるよう周知させていただきました。 コンセプトはみんなで楽しく！です！
企画や準備の過程で大変だったことはありますか？ その際、どのように解決しましたか？
互助会役員になってすぐに忘年会の企画をしたのですが、 東京で100人近い人数の会場だと既に予約で埋まっているお店が多く、会場探しは大変でした。
お店の大きさ・立地で良いところを探そうとすると、ほとんど予算に収まらないです。 また、人数を確定させるにはある程度アンケート回答を待たなくてはいけませんでしたが、 時期が過ぎるほどお店の予約が埋まっていってしまいました…。 解決方法は、とにかく数をこなすことです。 お店の大きさ、立地、予算で合いそうなお店に片っ端から電話をしていきました。 また、上司の方が相談に乗ってくださり、良いお店を何店舗か教えてくださいました。 そこから、お店選びで大事なポイントを抽出できました。本当に助かりました…。
一番しんどかったのは、確定したお店の予約管理ミスでキャンセルになってしまったことです。 そのお店でしかできない企画をしていたので精神的にもきつかったですが、 互助会役員で協力して企画の練り直し、お店決め直しをすることで解決しました。
一度周知された後に会場が変更されていました。 皆様おっしゃるとおり、お店探しはかなり大変だと思いますが、 会場を変更した経緯について可能な範囲で教えてください。
当初予定していたお店に一度下見に行ったのですが、 想定していたよりも会場が狭く最初に座った席から席移動ができない状況でした。 社員交流の観点からこのお店では難しいと判断して、会場を変更しました。
もちろん、事前に写真や口コミは確認していましたが、 実際に見るまで気づくことができなかったことがいくつもありました。
実際の下見時の内観がイメージと全く違ったため、 開催日が近く非常に迷いましたがお店を変更させていただきました。
会場変更した際に課MTにて会場変更の連絡をして頂き各課のリーダーに感謝しております。
今回は開催有無のアンケート調査が開催前に行われ、 その結果を受けて開催される運びとなりました。 社員の実際の参加率や関心度について教えてください。
参加率は全体の7割程度で、 体調不良や業務都合でやむを得ず来れなかった方々が全体の1割程度でしたので、 社員の皆様の関心度は高かったと感じています。
実際に開催してみて、参加者の反応はどうでしたか？ 盛り上がった瞬間や、印象に残った出来事はありますか？
忘年会当日に参加された方からはよかったという反応を多く頂きました。
「別課メンバーと仲良くなった」「料理がおいしかった」「お店が広かった」などのお声をききます。
結婚・出産祝い金をいつもは定例会の場でお渡ししているのですが、 定例会に出席できなかった方を対象に忘年会でお渡しさせて頂いたシーンは 個人的に盛り上がった印象がありました。 結婚・出産祝い金をお渡しする場として定例会以外にも懇親会も加えたいと考えております。
印象に残った出来事は、お店、参加者の方が非常に協力的だったことです。 おかげさまで、参加表記入、ネームプレート、席移動、どれもスムーズにできました。 ネームプレートを配ったとき、ごみを回収するときは、集めたり渡したりしてくださいました。
「2025年納涼会」について
これから開催される「2025年納涼会」について、可能な範囲で教えてください！ 納涼会に向けての具体的なテーマやアイディアはありますか？
ちょうど今月から東京互助会役員でアイデア出しをするところです。
開催する場合は、皆様が余裕をもって、ゆったりと楽しめるような、 それでいて夏を感じられるような納涼祭にしたいです。
夏をテーマに、お店を探したいなと考えています。 また、忘年会お店探し時に、よかったと思うお店がいくつもあったので、 そこについても検討しています。
ぜひぜひ夏を感じたいですね～！ 納涼会を成功させるために、忘年会の経験をどのように活かす予定ですか？
東京互助会役員で、忘年会の良かった点/悪かった点を事前に確認して 納涼会の企画をする予定です。
お店の準備（企画・確定）を早めにしたいと思います。
東京拠点の場合ですと親睦会の参加人数が毎回100名程度になっており 会場の確保が難しいため、今年の納涼会は3月から動き出す予定です。 活かせそうかなと思ったのは、やはりお店探しです。 100人の幹事をする上で何が重要で、何が難しいかはもちろん以前より見えてきたかと思います。 もっと皆様が参加したくなるような、そして参加したら楽しめるような納涼祭にしたいです。
納涼会への意気込みがあれば教えてください。
東京拠点のメンバーが顔を合わせることのできる数少ない場ですので 会場や当日の企画など社員交流が多くできる会にしたいと考えております。
以前の経験を得て、より皆様に楽しんでいただけるような納涼会にしたいと思います。
忘年会以上に参加者が増え、懇親を深められる社員を増やしたいです！
忘年会、納涼会以外のイベントや活動で、印象的なエピソードがあれば教えてください。
定例会で次期互助会役員の体制が発表されたとき、 やってやるぞという気持ちになりました。
親睦会以外ですと事務作業中心なので印象的といったエピソードは特にないです。(すみません) 親睦会が無い時は皆様からの慶弔見舞金の申請に対して申請内容を確認して受理をしており、 定例会前には定例会にて報告させて頂く 互助会費の報告資料作成及び慶弔見舞金支払いの準備を行っております。
互助会ではありませんが、私が参加したイベントで印象に残ったのは課旅行です。 ヘリコプター、屋形船といった初めての体験を同じ課の方と共有することができました。 楽しいだけでなく、珍しい体験をした仲間ができた、ということで親睦を深めることができたかと思っています。
現役員の皆さんが思う、互助会の今後について教えてください！ 目標や現在抱えている課題、互助会をより良くするための 改善点について教えてください。
互助会内部の制度を変えるなどしようとするとき、 コスパを気にして結局動かないという役員が多いです。 コスパではなく互助会員のために時間を惜しまないという気持ちがある方が そもそも互助会役員になることが改善案だと思います。
昨年まで互助会の任期が1年であり互助会役員が毎年総入れ替えであったため、 互助会の作業を一通り行うだけで1年間が終わってしまい 課題に中々気付けない状況となっております。 今年からは任期が最長2年になり各拠点にて経験者が必ず1人は残る方針になりますので、 今後は課題の洗い出しや解決に向けた改善作業ができると思います。
今、感じている課題は、社員さんの顔が見えないことです。 各種届出や忘年会、納涼会に参加される方がどのような事情を持つのか、想像が難しいです。 このあたりの情報を、互助会役員個人の力で集めたり知ったりするのはもちろんですが、 可能であれば組織として収集するシステムがあれば、各種改善に反映できると思います。
2025年の活動計画や新たな試みがあれば、可能な範囲で教えてください。
互助会の慶弔見舞金、災害一時金の申請受理・支払い 及び親睦会の企画・進行といった活動内容に対して大きな変更はございません。 予算が決まっているため忘年会・納涼会以外の懇親会を実施するのが難しい状況なのですが、 予算次第では懇親会中にビンゴ大会等のレクリエーションを実施したいと考えております。
あたりまえの業務をこなしつつ、納涼会といった大きなイベントに向けて準備していきます！
メインイベントは納涼祭です。 まだお店については伏せますが、忘年会以上に互助会員の皆様に楽しんでいただけるような会にしたいと考えています。
最後に
最後に社員へのメッセージや、インタビュー内容以外でアピールしたいこと、 こんなことを広報して欲しい！（互助会関連でなくてもOK）という意見がありましたら 教えてください。
大きなイベントで企画・進行をやってみたいという方いらっしゃいましたら、 ぜひ互助会にてお待ちしております！
【社員の皆様へ】 慶弔見舞金、災害一時金の申請について普段行わない作業だと思いますので 分からないことがありましたらご連絡下さい。 また、忘年会・納涼会でご意見・希望等ありましたらお伝えいただけると助かります。 【広報チームへ】 広報サイトの記事を読むのが好きなので更新時は必ず読んでみます。 今年はチーム旅行がありますので旅行の記事をたくさん上げてほしいです。
【社員の皆様へ】 届け出で困ったことや、不便だと感じることがあれば、いつでも教えてください。 皆様が過ごしやすい夏のイベントを考えるため精進いたします！ 【広報チームへ】 イベントごとの記事作成お疲れ様です。 会社のイベント以外にも、個人のイベントの記事など楽しく拝見しております。 ”こんなこと広報してほしい！”だと、 私としてはイベントごとといった『非日常』だけでなく、『日常』の記事も見てみたいです。 例えば、○○さん流開発リーダーの心得といったものです。 コンプライアンス的に難しいものもあるかもしれませんが、 一緒にJWSで働く仲間の仕事を聞いてみたいです。
皆様お忙しい中インタビューへのご協力ありがとうございました！
